Um wirksame Anweisungen für Ihre Lagerarbeiter zu erstellen, sollten Sie sie in einfacher Sprache verfassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder versteht, was er bei der Arbeit zu tun hat und warum. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem kognitiven Niveau sie sich befinden oder wie lange sie die Landessprache bereits gelernt haben. Indem Sie sich auf das Verständnis der Arbeitsanweisungen konzentrieren, verbessern Sie die Sicherheit in Ihrem Lager, denn plötzlich versteht jeder die Regeln. Ein weiterer Vorteil für die Produktion: Sie werden die Kosten senken, weil Ihre Mitarbeiter weniger Fehler machen. Einmal genehmigt, können Sie Ihre Anweisungen auch als Vorlage für weitere Prozesse, für neue Verfahren, für neue Maschinen oder Werkzeuge verwenden. Überzeugt? – Dann legen Sie los!
Warum brauche ich vereinfachtes technisches Englisch?
Als Arbeitgeber in der Logistikbranche besteht Ihre Belegschaft wahrscheinlich aus Mitarbeitern verschiedener Länder und Kulturen. Es ist eine Frage des Respekts und der Sicherheit, Arbeits- und Gesundheitsschutzanweisungen in verschiedenen Sprachen anzubieten. Bei der Übersetzung Ihrer Unterweisungen ist es wichtig, dass Sie den Übersetzern eindeutige Ausgangstexte zur Verfügung stellen. Das senkt die Kosten, weil die Übersetzung für die Übersetzer einfacher ist und sie weniger Fehler machen, wenn Sie eine klare und einfache Sprache verwenden. Außerdem erleichtern standardisierte und klare Texte die maschinelle Übersetzung, die schneller, billiger und damit effizienter ist (vor allem, wenn Sie Ihre Schulungs- oder Arbeitssicherheitsunterlagen in viele Sprachen übersetzen lassen müssen).
Erfahren Sie mehr über die Schreibregeln
Die ASD-STE100-Spezifikation enthält eine Reihe von 65 Schreibregeln und ein Wörterbuch mit etwa 900 erlaubten Wörtern. Sie helfen technischen Redakteuren dabei, effektive Anleitungen in einfacher Sprache zu schreiben. Was bedeutet das, einfache Sprache?
Bei den Schreibregeln von STE geht es um Grammatik und Stil. Sie verlangen einfache Wörter und einfache Sätze. Das bedeutet, dass Sie Wörter mit vielen Silben, Fremdwörter, Jargon und Abkürzungen vermeiden müssen. Sogenannte Substantivcluster sollten nicht aus mehr als drei Wörtern bestehen. Verwenden Sie so viele Fachbegriffe wie nötig und erläutern Sie diese stets. Legen Sie eine spezifische Terminologie fest und verwenden Sie sie dort, wo sie erforderlich ist. Wenn Sie versuchen, sie zu vermeiden, könnten Sie anfangen zu plappern. Suchen Sie nicht nach alternativen Ausdrücken; wenn Sie einmal ein Wort verwendet haben, sollten Sie es auch in allen Ihren Anweisungen verwenden. Denken Sie jedoch immer über die Wörter nach, bevor Sie sie aus Gründen der Vertrautheit benutzen: Denken Sie sich keine ausgefallenen, hochtrabenden Wörter aus, sondern verwenden Sie die Form, die Ihre Mitarbeiter am ehesten kennen. Vermeiden Sie schwierige Wörter, d. h. es ist immer eine gute Wahl, das kurze Wort zu wählen.
Halten Sie Ihre Sätze kurz (etwa 20 bis 25 Wörter pro Satz) und vermeiden Sie komplexe Strukturen. Dies fällt leichter, wenn Sie einfache Formen der Gegenwarts-, Vergangenheits- und Zukunftsform verwenden. Vermeiden Sie gleichzeitig Partizipien der Gegenwart und Gerundien (es sei denn, sie sind Teil eines bestimmten technischen Ausdrucks wie in „Packtisch“).
Sätze werden auch automatisch einfacher, wenn Sie ausschließlich die aktive Stimme verwenden. Da Sie von Ihren Arbeitgebern verlangen, dass sie handeln, verwenden Sie den Imperativ. Anstatt also zu sagen: „Die Batterie ist geladen“, lassen Sie Ihre Mitarbeiter handeln, indem Sie sagen: „Laden Sie die Batterie auf“. Setzen Sie solche Befehle an die erste Stelle, wenn Ihre Anweisung eine Warnung enthält.
Eine weitere Regel ist die der Relevanz. Sie müssen Ihre Unterweisungstexte auf irrelevante Informationen überprüfen und diese streichen.
Die äußere Gliederung Ihrer Unterweisung, unabhängig davon, ob Sie sie Ihren Mitarbeitern in schriftlicher oder mündlicher Form geben, sollte aus einem Satz pro Schritt des Prozesses bestehen, den Sie Ihrem Mitarbeiter erläutern. Diese Informationshappen sind leichter zu verstehen und zu verdauen. Englisch ist eine Sprache mit vielen zweideutigen Wörtern, und die Formen von Substantiven und den entsprechenden Verben sehen oft gleich aus. Die Verwendung von Artikeln, wo dies möglich ist, hilft dem Arbeitnehmer, leichter zwischen Wörtern zu unterscheiden, die eine Handlung erfordern, d. h. Verben und Substantive.
Vorsicht! Wie man Wörter prägnant verwendet
Die Entwickler von Simplified Technical English (STE) haben ein Wörterbuch mit etwa 900 erlaubten Wörtern erstellt. Hier können Sie nicht nur sehen, welche Wörter und welche Formen Sie verwenden sollten, sondern auch, welche Sie vermeiden sollten.
Die erste Regel lautet, mehrdeutige Wörter nur für eine der mehreren Bedeutungen zu verwenden. Dadurch werden Ihre Anweisungen prägnant, und Ihre Mitarbeiter müssen die Anweisung nicht noch einmal lesen oder anhören, um herauszufinden, welche Bedeutung Sie genau meinen. Das heißt: Verwenden Sie Wörter in ihrer eigentlichen, nicht in ihrer übertragenen Bedeutung. Verwenden Sie dasselbe Wort nicht einmal als Verb und einmal als Adjektiv, z. B. ist das Wort „schließen“ als Verb in „die Tür schließen“ in Ordnung, aber nicht als Adjektiv mit der Bedeutung „nahe“. Sonst verwirren Sie Ihre Mitarbeiter.
Es ist sinnvoll, Wörter aus Ihrer technischen Dokumentation zu sammeln und zu entscheiden, welche davon prägnant sind, und Varianten aus der Liste der Wörter, die Sie in Ihren Anweisungen verwenden werden, auszuschließen.
Tipps zum Schreiben effektiver Arbeitsanweisungen in vereinfachtem technischem Englisch
Es ist immer eine gute Idee, einen Experten um Hilfe zu bitten. Professionelle technische Redakteure können Ihre Unterweisungsdokumente an die STE-Normen anpassen. Es gibt auch Softwarelösungen, die Sie auf dem Weg zu effizienten Anweisungstexten begleiten. Darüber hinaus gibt es Produkte, mit denen Sie Ihre Anweisungen sofort in der richtigen Sprache für Ihre Mitarbeiter erstellen können.
Wenn Sie selbst versuchen wollen, die Verständlichkeit Ihrer Unterweisungen zu verbessern, probieren Sie unsere 11 Tipps aus:
1- Stellen Sie wichtige Informationen an den Anfang
2- Verwenden Sie kurze und einfache Wörter (keine harten Worte!)
3- Schreiben Sie kurze Sätze (etwa 15-25 Wörter)
4- Beschreiben Sie einen Schritt in einen Satz
5- Unterteilen Sie Ihre Anweisungen in kleine Abschnitte (erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen)
6- Vermeiden Sie Wörter mit mehreren Bedeutungen. Wenn Sie jedoch zweideutige Wörter verwenden müssen, verwenden Sie sie nur mit EINER ihrer Bedeutungen
7- Vermeiden Sie lange Wörter. Verwenden Sie Wörter mit häufigerem Gebrauch, z. B. verwenden statt nutzen
8- Vermeiden Sie Abkürzungen (wenn Sie sie verwenden, erklären Sie sie!)
9- Streichen Sie alle überflüssigen Wörter
10- Verwenden Sie die aktive Stimme. Verwenden Sie niemals das Passiv!
11- Verwenden Sie einfache Zeitformen (Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft)
Führen Sie in einem Befehl zuerst die Handlung aus und erklären Sie dann, warum Ihre Mitarbeiter sie ausführen sollen.