6 Tipps zum Schreiben effizienter SOPs

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Holen Sie mit unseren erfolgserprobten Schreibtipps das Beste aus Ihrer SOP-Dokumentation heraus:

Wirkungsvolle Arbeitsanweisungen sollten nicht als selbstverständlich angesehen werden. Sie sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert und Ihre Mitarbeiter produktiv sein können. Sie müssen bestimmte Regeln befolgen, damit Ihre Verfahren schnell und einfach zu befolgen sind.

1- Fassen Sie sich kurz

Lange Sätze brauchen zu viel Zeit, um gelesen und verstanden zu werden. Fassen Sie sich also kurz und bündig. Beschränken Sie sich auf die Informationen, die für den nächsten Schritt benötigt werden. Für die Zuhörer ist es einfacher, wenn es weniger Informationen gibt. Außerdem wird die Zeit für jeden Schritt reduziert. Und nicht nur das, auch die Fehlerquote wird verringert. Wenn weniger Optionen zur Verfügung stehen, gibt es auch weniger Möglichkeiten für Fehler. Und schließlich können Sie Benutzerfehler vermeiden, indem Sie Entscheidungsfindungen eliminieren. Sagen Sie dem Benutzer mit wenigen Worten, was er oder sie tun soll, anstatt ihn/sie um eine Entscheidung zu bitten.

2- Machen Sie die Anweisungen visuell

Das mag ein Klischee sein, aber manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Sprachbasierte Anweisungen können eine gute Orientierungshilfe sein, aber visuelle Darstellungen und Bilder können die Genauigkeit Ihrer Anweisungen verbessern. Eine Kombination aus Sprache und Bildern ist sogar sehr effektiv, um den vollen Umfang der Aufgabe zu verstehen. Um Fotos für Ihre Standardarbeitsanweisungen zu erstellen, folgen Sie dem Verfahren und machen Sie bei jedem Schritt des Prozesses ein Foto oder einen Screenshot. Das perfekte Foto zeigt, wo und wie: an welcher Stelle des Prozesses Sie sich befinden und wie die Aufgabe ausgeführt wird.

3- Verwenden Sie eine aktive Sprache

Verwenden Sie niemals das Passiv, um einen Schritt in einer Anleitung zu beschreiben. Verwenden Sie stattdessen die aktive Zeitform für Ihre Sätze.

TUN SIE DAS: Lege das Ei in die Pfanne.

NICHT DIES: Das Ei muss in die Pfanne gelegt werden.

Das Passiv verwendet einfach mehr Wörter als nötig. Die aktive Stimme kürzt den Satz ab, um die Information zu betonen. Er bringt den Inhalt der Anweisung leichter auf den Punkt. Verwenden Sie also immer das Aktionsverb (d. h. das Verb, das genau angibt, was getan werden muss).

TUN SIE DAS: Schütte Salz in die Pfanne.

NICHT DIESES: Benutze deine Hand, um Salz in die Pfanne zu schütten.

4- Seien Sie konsequent

Seien Sie beim Verfassen von Anleitungen konsequent. Verwenden Sie einen Leitfaden und eine Reihe von Regeln, wenn Sie jeden Schritt schreiben. Halten Sie Ihre Fotos einheitlich und zusammenhängend. Ihre Mitarbeiter brauchen weniger Energie, um Ihre SOP zu lesen, wenn jeder Schritt einer ähnlichen Struktur wie Ihre anderen Anweisungen folgt. Ein einheitliches Format erleichtert dem Leser das Überfliegen der einzelnen Schritte. Das Publikum weiß, was es zu erwarten hat, und kann die Informationen leichter verarbeiten.

5- In jedem Schritt eine Aktion vorsehen

Wenn Sie wollen, dass Ihre Standardarbeitsanweisungen wirksam sind, müssen Sie sicherstellen, dass der Leser in jedem Schritt etwas tut. Wenn Sie nur Informationen geben oder etwas andeuten, ohne eine konkrete Aufgabe oder Handlung vorzuschreiben, wird der Leser nur verlangsamt, wodurch Ihre Anweisungen viel weniger effektiv sind. Mit jeder Anweisung, die eine bestimmte Aufgabe enthält, kann Ihr Verfahren schneller ausgeführt werden, da der Leser mit jedem Erfolg motiviert bleibt.

6- Testen Sie Ihr Verfahren

Wenn Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen endlich erstellt haben, gibt es noch eine letzte Sache zu tun: Testen Sie Ihr Verfahren, um herauszufinden, wie einfach die Erfahrung ist.

Fragen Sie sich selbst:

Sind die Informationen kohärent?

Sind die Informationen ausreichend?

Sind die Informationen korrekt?

Lesen Sie Ihre Anleitungen aus der Perspektive eines Mitarbeiters, der das Verfahren zum ersten Mal liest und keine Kenntnisse darüber hat. Ergibt alles einen Sinn? Erst wenn Sie Ihre Anleitungen vollständig und unvoreingenommen gelesen und erlebt haben, können Sie feststellen, wie wirksam sie sind.